Schweizer Unternehmen müssen eine Vielzahl gesetzlicher, regulatorischer, vertraglicher und interner Anforderungen erfüllen. Gleichzeitig erwarten Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeitende und Aufsichtsbehörden eine verantwortungsvolle Unternehmensführung und nachvollziehbare Entscheidungen. Doch wie stellen Unternehmen sicher, dass diese Anforderungen nicht nur bekannt sind, sondern auch im Unternehmensalltag systematisch umgesetzt werden? Ein Compliance Management System (CMS) schafft den strukturierten Rahmen, um Anforderungen systematisch umzusetzen und ihre Einhaltung nachvollziehbar zu steuern.
Ein CMS ist der organisatorische Rahmen eines Unternehmens, um gesetzliche, regulatorische und vertragliche Anforderungen sowie interne Vorgaben systematisch zu identifizieren, deren Umsetzung sicherzustellen und Risiken einer möglichen Nichteinhaltung frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und angemessen zu steuern. Ein wirksames CMS verfolgt nicht das Ziel, jeden Regelverstoss vollständig auszuschliessen. Vielmehr schafft es die Voraussetzungen, Anforderungen systematisch umzusetzen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und die damit verbundenen Risiken angemessen zu steuern.
Compliance wird dadurch zu einem integralen Bestandteil der Unternehmensführung – nicht als isolierte Kontrollfunktion, sondern als Instrument zur Steuerung von Risiken und zur Unterstützung fundierter Entscheidungen.
Ein wirksames CMS folgt einem kontinuierlichen Prozess – von der Identifikation relevanter Anforderungen bis zur laufenden Überwachung und Weiterentwicklung. Die folgende Darstellung zeigt die wesentlichen Prozessschritte im Überblick.
Am Anfang steht die systematische Erfassung aller für das Unternehmen relevanten Anforderungen.
Dazu gehören insbesondere gesetzliche und regulatorische Vorgaben, vertragliche Verpflichtungen sowie interne Richtlinien und Weisungen. Je nach Branche und Geschäftsmodell können dabei unterschiedliche Anforderungen relevant sein.
Diese Anforderungen müssen nicht nur einmalig erfasst, sondern regelmässig überprüft und bei Änderungen aktualisiert werden.
Eine Anforderung kann nur wirksam umgesetzt werden, wenn klar ist, welche Geschäftsprozesse davon betroffen sind und wer innerhalb des Unternehmens die Verantwortung dafür trägt.
Das CMS schafft eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Anforderungen, Geschäftsprozessen und Verantwortlichkeiten. Dadurch wird transparent, wer für die Umsetzung einzelner Anforderungen verantwortlich ist und wie deren Einhaltung sichergestellt wird.
Nicht jede Anforderung ist für ein Unternehmen gleichbedeutend. Die Auswirkungen einer Nichteinhaltung können sich erheblich unterscheiden.
Unternehmen beurteilen deshalb, welche rechtlichen, finanziellen, operativen oder reputationsbezogenen Folgen mit einer Nichteinhaltung verbunden sein können.
Die Risikobeurteilung schafft Transparenz und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ressourcen risikoorientiert einzusetzen und Prioritäten zu setzen.
Auf Grundlage der identifizierten Anforderungen und Risiken werden geeignete Kontrollen festgelegt.
Kontrollen sollen die Einhaltung der Anforderungen unterstützen, Abweichungen frühzeitig erkennbar machen und dazu beitragen, Risiken angemessen zu steuern. Je nach Sachverhalt können präventive, aufdeckende oder korrigierende Kontrollen sinnvoll sein.
Die definierten Kontrollen müssen im operativen Unternehmensalltag tatsächlich durchgeführt werden.
Dabei ist entscheidend, dass die verantwortlichen Personen wissen, was zu prüfen ist, in welcher Form die Kontrolle erfolgt und wie mit festgestellten Abweichungen umzugehen ist.
Die Durchführung und die Ergebnisse der Kontrollen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Evidenzen dokumentieren, ob und wie eine Kontrolle durchgeführt wurde. Sie bilden den Nachweis für interne Überprüfungen, das Management-Reporting sowie für Prüfungen durch interne oder externe Revisionsstellen, Aufsichtsbehörden und weitere Anspruchsgruppen.
Eine nachvollziehbare Dokumentation erhöht die Transparenz und ermöglicht es, die Wirksamkeit des CMS zu beurteilen.
Ein CMS endet nicht mit der Durchführung einzelner Kontrollen.
Die Ergebnisse müssen ausgewertet, wiederkehrende Abweichungen erkannt und relevante Entwicklungen transparent dargestellt werden. Dadurch erhalten Geschäftsleitung und Verwaltungsrat eine fundierte Grundlage, um Handlungsbedarf zu erkennen und geeignete Entscheidungen zu treffen.
Wo Kennzahlen einen echten Mehrwert bieten, können sie dazu beitragen, Entwicklungen und Abweichungen objektiver zu beurteilen. Viele Kontrollen bleiben jedoch qualitativer Natur. Entscheidend ist, Kennzahlen dort einzusetzen, wo sie die Steuerung sinnvoll unterstützen.
Gesetzliche und regulatorische Anforderungen verändern sich. Geschäftsmodelle, Prozesse und Risiken entwickeln sich weiter. Auch Erkenntnisse aus Kontrollen, internen Prüfungen, Vorfällen oder Audits können Anpassungen erforderlich machen.
Ein wirksames CMS wird deshalb regelmässig überprüft und kontinuierlich weiterentwickelt.
Ein Compliance Management System ist somit kein statisches Regelwerk, sondern ein fortlaufender Steuerungs- und Verbesserungsprozess.
Compliance Management ist längst nicht mehr nur für Banken oder Versicherungen relevant.
Industrieunternehmen, Gesundheitsorganisationen, Energieversorger, Technologieunternehmen, Dienstleistungsunternehmen und viele weitere Organisationen stehen vor der Herausforderung, unterschiedlichste Anforderungen einzuhalten und ihre Organisation verantwortungsvoll zu führen.
Je nach Branche, Unternehmensgrösse, Geschäftsmodell und Risikoprofil unterscheiden sich Umfang und Ausgestaltung eines Compliance Management Systems. Die grundlegenden Prinzipien bleiben jedoch dieselben.
Ein CMS sollte dabei stets verhältnismässig ausgestaltet sein. Ein kleines oder wenig komplexes Unternehmen benötigt nicht dieselben Strukturen wie ein international tätiger Konzern oder ein stark reguliertes Finanzinstitut. Entscheidend ist, dass das System zur Organisation und zu ihren tatsächlichen Risiken passt.
Für Finanzintermediäre ist ein wirksames Compliance Management System nicht nur gute Praxis, sondern regulatorische Notwendigkeit.
Aufsichtsrechtliche Vorgaben – insbesondere aus dem Finanzmarktaufsichtsrecht (FINMA), dem Finanzinstitutsgesetz (FINIG), dem Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG) und dem Geldwäschereigesetz (GwG) – verlangen belastbare Prozesse, klar geregelte Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Kontrollen.
Ein auf die konkrete Bewilligungssituation und das Risikoprofil zugeschnittenes CMS hilft Finanzintermediären, diese Anforderungen effizient und prüfungssicher zu erfüllen – von der Sorgfaltspflicht über das Meldewesen bis zum Nachweis gegenüber der Aufsicht.
Ein wirksames Compliance Management System zeichnet sich durch nachvollziehbare Prozesse, klar geregelte Verantwortlichkeiten, wirksame Kontrollen und nachvollziehbar dokumentierte Evidenzen aus. Es berücksichtigt die Risiken des Unternehmens und schafft Transparenz darüber, ob Anforderungen wirksam umgesetzt und eingehalten werden.
Ein CMS ist hingegen wenig wirksam, wenn es sich im Wesentlichen auf Richtlinien, Checklisten und die formale Dokumentation von Kontrollen beschränkt. Entscheidend ist nicht allein, dass Vorgaben und Kontrollen vorhanden sind, sondern dass sie im Unternehmensalltag verstanden, angewendet, überwacht und bei Bedarf weiterentwickelt werden.
Diese Grundprinzipien spiegeln sich auch in der internationalen Norm ISO 37301 wider. Sie bietet Unternehmen einen anerkannten Orientierungsrahmen für den Aufbau, die Umsetzung und die kontinuierliche Weiterentwicklung eines Compliance Management Systems und wird auch von Schweizer Unternehmen zunehmend als Referenz genutzt.
Die ISO 37301 hat 2021 die frühere ISO 19600 abgelöst und definiert die Anforderungen an Aufbau, Betrieb und laufende Verbesserung eines Compliance Management Systems. Sie ist zertifizierbar und branchenunabhängig anwendbar.
Entscheidend ist jedoch nicht die Anwendung eines bestimmten Standards, sondern dass Compliance im Unternehmen tatsächlich gelebt und kontinuierlich verbessert wird.
Ein Compliance Management System ist weit mehr als eine organisatorische Pflicht.
Es schafft die Voraussetzungen, regulatorische und interne Anforderungen systematisch umzusetzen, Risiken wirksam zu steuern und die Einhaltung nachvollziehbar nachzuweisen.
Richtig umgesetzt stärkt ein CMS nicht nur die Compliance, sondern auch Governance, Transparenz, Entscheidungsqualität und Vertrauen. Es unterstützt Geschäftsleitung und Verwaltungsrat dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Für Schweizer Unternehmen – und insbesondere für Finanzintermediäre – ist ein wirksames Compliance Management System damit ein zentraler Bestandteil einer verantwortungsvollen, transparenten und nachhaltigen Unternehmensführung.
Ein Compliance Management System (CMS) ist der organisatorische Rahmen eines Unternehmens, um gesetzliche, regulatorische und vertragliche Anforderungen sowie interne Vorgaben systematisch zu identifizieren, deren Umsetzung sicherzustellen und Risiken einer möglichen Nichteinhaltung frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und angemessen zu steuern.
Ein wirksames CMS schafft klare Verantwortlichkeiten, unterstützt die Umsetzung von Anforderungen im Unternehmensalltag und ermöglicht es, die Wirksamkeit der getroffenen Massnahmen nachvollziehbar zu überwachen und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Ein Compliance Management System (CMS) und ein Internes Kontrollsystem (IKS) verfolgen unterschiedliche, sich jedoch ergänzende Ziele.
Das CMS stellt sicher, dass gesetzliche, regulatorische, vertragliche und interne Anforderungen systematisch identifiziert, umgesetzt und überwacht werden. Es schafft den organisatorischen Rahmen für eine wirksame Compliance-Governance.
Das IKS konzentriert sich hingegen auf konkrete Kontrollen innerhalb der Geschäftsprozesse. Es dient dazu, Risiken zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass definierte Prozesse ordnungsgemäss funktionieren.
Das Interne Kontrollsystem ist regelmässig Bestandteil eines wirksamen Compliance Management Systems. Während das CMS den organisatorischen Rahmen zur Steuerung der Compliance bildet, umfasst das IKS die konkreten Kontrollen innerhalb der Geschäftsprozesse. Beide Systeme ergänzen sich und tragen gemeinsam zu einer wirksamen Unternehmensführung bei.
Die ISO 37301 ist die international anerkannte Norm für Compliance Management Systeme. Sie definiert die Anforderungen an Aufbau, Betrieb und kontinuierliche Verbesserung eines CMS, hat 2021 die frühere ISO 19600 abgelöst und ist zertifizierbar.
Unternehmen erhalten damit einen etablierten Orientierungsrahmen, um Compliance systematisch, risikoorientiert und nachhaltig in ihrer Organisation zu verankern.
Ja. Finanzintermediäre unterliegen besonderen aufsichtsrechtlichen Anforderungen, insbesondere aufgrund des Finanzmarktaufsichtsrechts, des Finanzinstitutsgesetzes (FINIG), des Finanzdienstleistungsgesetzes (FIDLEG) sowie des Geldwäschereigesetzes (GwG).
Ein auf die jeweilige Bewilligungssituation und das Risikoprofil zugeschnittenes Compliance Management System hilft dabei, diese Anforderungen effizient, nachvollziehbar und prüfungssicher umzusetzen sowie gegenüber Aufsichtsbehörden und Prüfgesellschaften nachzuweisen.
Ob ein Compliance Management System intern aufgebaut oder teilweise beziehungsweise vollständig ausgelagert wird, hängt von der Grösse, der Komplexität und den regulatorischen Anforderungen des Unternehmens ab.
Während grössere Unternehmen häufig über eigene Compliance-Funktionen verfügen, entscheiden sich viele kleine und mittlere Unternehmen sowie Finanzintermediäre für ein Outsourcing oder ein Co-Sourcing einzelner Compliance-Aufgaben. Dadurch erhalten sie Zugang zu spezialisiertem Fachwissen, etablierten Prozessen und modernen digitalen Lösungen, ohne sämtliche Ressourcen intern aufbauen zu müssen.
velaw unterstützt Unternehmen beim Aufbau, Betrieb und der kontinuierlichen Weiterentwicklung ihres Compliance Management Systems – von der Konzeption bis zum vollständigen Compliance-Outsourcing:
CEO & Gründer
Seine Schwerpunkte sind die Gründung und Strukturierung von Anlageprodukten, die Durchführung von Bewilligungsverfahren sowie die Beratung zu Vertriebs- und Marketingaktivitäten im In- und Ausland.
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